Учёт заявок без CRM: Excel, Telegram и когда этого уже мало
Для маленького бизнеса таблица и мессенджер вполне рабочий вариант, если соблюдать несколько правил. Разберём, как их настроить и в какой момент они начинают мешать.
Что должно быть в заявке с первого дня
Любую заявку, откуда бы она ни пришла, записывайте в одно место. Минимальный набор полей: дата и время, имя, контакт, что просит клиент, откуда узнал, кто отвечает, статус и дата следующего шага. Остальное можно добавить позже.
Статусы: достаточно пяти
- Новая: заявка пришла, никто не ответил.
- В работе: клиенту ответили, идёт обсуждение.
- Ждём клиента: мы отправили расчёт или предложение.
- Выиграна: клиент согласился или заплатил.
- Закрыта без сделки: отказ или молчание, с причиной.
Причина закрытия важнее, чем кажется: через месяц по ней видно, где вы теряете клиентов, на цене, на скорости ответа или на чём-то ещё.
Как не терять заявки из мессенджеров
Самая частая потеря происходит в момент, когда заявка живёт только в переписке. Простое правило: сообщение с запросом сразу попадает в таблицу, пусть даже одной строкой, и дальше работа идёт уже по таблице. Договоритесь, кто ведёт её, и не меняйте это каждую неделю.
Помогает ежедневный ритуал: в конце дня 5 минут пройтись по статусам «Новая» и «Ждём клиента» и решить, кому напомнить завтра.
Когда таблицы уже мало
| Признак | Что это значит |
|---|---|
| В таблицу пишут несколько человек, а строки расходятся | Нужны права, история изменений и единые поля |
| Нужно напоминать клиентам автоматически | Таблица сама не пишет, нужна связка с мессенджером |
| Заявки приходят с сайта, из Telegram и звонков одновременно | Ручной перенос в одно место начинает отнимать часы |
| Руководитель хочет цифры без ручной сборки | Нужна отчётность, которая считается сама |
Если совпали два пункта и больше, ручной учёт уже стоит вам больше, чем стоила бы простая система. Сколько именно часов уходит, можно прикинуть в нашем квизе на главной странице: оценка ориентировочная.
Нужна ли для этого большая CRM
Не обязательно. Для небольшой команды чаще достаточно простой системы под ваши этапы: форма заявки, список с фильтрами, напоминания и пара отчётов. Готовая CRM оправдана, когда у вас много сотрудников, сложные воронки и интеграции, которые она умеет из коробки. Подробнее о выборе мы писали в статье про Битрикс24, 1С и систему под себя.
Частые вопросы
Можно ли вести заявки только в Telegram?
Для одного-двух человек и десятка заявок в неделю можно, но потеряется история и статистика. Лучше хотя бы дублировать заявки в таблицу.
Сколько стоит перейти со стола на систему?
Зависит от числа сотрудников, интеграций и объёма. Ориентиры по стоимости разобраны в статье «Сколько стоит автоматизация малого бизнеса».